Workplace Analytics ist der Titel eines Funktionspaketes, das Hersteller Microsoft für sein Top-Produkt Microsoft 365 bereitstellt. Gerade Unternehmer, Chefs und Abteilungsleiter dürften von den Möglichkeiten sehr angetan sein. Workplace Analytics sorgt für mehr Transparenz in Zeiten des Dauer-Home-Office.
Wir erklären, wie das funktioniert und welche Vorteile geboten werden.
Transparenz auch beim Dauer-Home-Office: Workplace Analytics macht es möglich. Bild: Microsoft
Workplace Analytics – transparentes Nutzerverhalten
Bei Workplace Analytics handelt es sich streng genommen um Erweiterungen der MyAnalytics-Leistungsübersicht, die der geneigte Nutzer vielleicht schon aus seinem Microsoft-365-Software-Paket kennt. Das bekannte Standard-Tool bot und bietet die Möglichkeit, Statistiken zur Ressourcenauslastung aufzubereiten. Workplace Analytics geht nun einen Schritt weiter.
Abteilungsleiter haben beispielsweise die Möglichkeit, den so genannten „Productivity Score“ ihrer Mitarbeiter einzusehen. Dieser wird auf Basis unterschiedlicher Kriterien automatisch berechnet. Zusätzlich gewährt die neue Funktion detailliertere Einblicke in das Nutzerverhalten und damit auch die Arbeitsgewohnheiten. Kurzum: Auf diese Funktionen dürften viele Arbeitgeber schon gewartet haben. Denn jetzt, wo das Home Office zum Dauerzustand geworden ist, vermissen viele die Transparenz über den Arbeitsalltag und Output der einzelnen Teammitglieder.
Reports und Statistiken in der Übersicht
Auf Grundlage des jeweiligen Nutzerverhaltens erstellt Workplace Analytics automatisch verschiedene Berichte und Statistiken für die Kategorien „Technology Experience“ und „Employee Experience“. Innerhalb der Sparte „Technology Experience“ wird beispielsweise dokumentiert, wie viel Zeit beim Hochfahren des Laptops oder PC verbraucht wird, wenn konventionelle Festplatten statt moderner SSDs zum Einsatz gekommen sind.
Zugegebenermaßen ist das eine Information, die im ersten Schritt eher für Administratoren und Techniker interessant ist. Summiert und über einen längeren Zeitraum betrachtet, kann sie aber auch als Entscheidungshilfe bei der Frage nach neuen Investitionen in Hardware dienen. Diese können übrigens neuerdings dank einer neuer Steuerregel sofort abgeschrieben werden.
Die Erkenntnisse der Kategorie „Employee Experience“ sind – zumindest für direkte Vorgesetzte – wohl wesentlich interessanter. Hier lässt sich beispielsweise betrachten, wie hoch der Speicheranteil von Dateien in der Cloud ist oder wie häufig Dateien mit anderen Nutzern geteilt werden. Das war aber noch längst nicht alles.
Das Wesentliche in der Übersicht – die neue Funktion bietet viele Möglichkeiten. Bild: Microsoft
Analyse der Arbeitsgewohnheiten möglich
In einem Podcast erklärte Microsoft selbst die vielfältigen Möglichkeiten, die die neuen Funktionen bieten. So lässt sich beispielsweise ablesen, wie hoch die Anzahl versendeter E-Mails, abgesetzter Yammer-Postings oder Chat-Nachrichten ist. Bei Bedarf ist es auch möglich, die Daten in einer anonymisierten Ansicht anzeigen zu lassen. Eine sinnvolle Lösung für die Besprechung der Ergebnisse innerhalb von Team-Meetings.
Neben einer Verbesserung der Transparenz, die pandemiebedingt in vielen Unternehmen nicht mehr gegeben ist, lassen sich auch Vorschläge für Maßnahmen zur Optimierung der Produktivität und Prozesse im Allgemeinen ableiten. Einfaches Beispiel: Nicht alle Mitarbeiter nutzen das volle Potential cloudbasierter Anwendungen aus. Nicht wenige Angestellte neigen beispielsweise aus bloßer Gewohnheit eher dazu, Dokumente und Tabellen lokal abzuspeichern, statt sie in der Cloud dem gesamten Team zur Verfügung zu stellen.
Die integrierten Analyse-Optionen bieten also unter anderem Aufschluss darüber, ob an dieser oder an anderen Stelle noch Verbesserungsbedarf besteht. Entsprechende Vorschläge liefert das Tool im Admin-Center übrigens ganz automatisch. Nur um die Umsetzung müssen sich die Chefs dann selbst kümmern.
Workplace Analytics nutzen und profitieren
Abschließend noch der Hinweis, dass die Analyse-Werkzeuge natürlich nur für Microsoft-Produkte greifen. Unternehmen, die Microsoft 365 einsetzen, aber beispielsweise Zoom statt Microsoft Teams für Video-Konferenzen nutzen, erhalten diesbezüglich keine beziehungsweise keine aussagekräftigen Berichte. Anders herum ist dann aber vielleicht gerade das ein schöner Anreiz, um Software-Wildwuchs und Schatten-IT den Kampf anzusagen. Manchmal ist es einfacher, sich nur auf ein Software-Universum zu fokussieren.
Wenn Sie diesbezüglich Unterstützung benötigen oder jetzt erst so richtig Lust auf Microsoft 365 bekommen haben, wenden Sie sich gerne an unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK. Unsere IT-Partner helfen Ihnen gern bei der Anschaffung der passenden Lizenzen, übernehmen die Microsoft-Teams-Einrichtungen und nehmen die gewünschten Konfigurationen vor. Interesse? Dann freuen uns auf Ihre unverbindliche Kontaktaufnahme!
Weiterführende Links:
Microsoft
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert.
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