Records Management

Mehrere Minuten, manchmal auch Stunden: So viel Zeit verbringt ein Büroangestellter täglich mit der Informationssuche. Schlechtes Zeitmanagement seinerseits oder fehlendes Records Management des Unternehmens?

Was Records Management bedeutet und welche technischen Lösungen die Dokumentensuche und Kommunikation Ihrer Mitarbeiter verbessern kann, lesen Sie hier.

Mitarbeiter auf Dokumentensuche

Die geschäftliche Kommunikation nimmt zu – auf allen Kanälen. Schriftstücke auf Papier treffen auf E-Mails, E-Rechnungen etc. Da ist Dokumente ordnen angesagt: für Unternehmen eine zentrale Herausforderung der digitalen Transformation. Ein weiterer Grund seine aktuelle Schriftgutverwaltung auf den Prüfstand zu stellen, liefert eine Umfrage von Kyocera Document Solutions, einem japanischen Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen, zusammen mit dem Statistik-Portal Statista.

1000 deutsche Büroangestellte äußerten sich darin, wie zufrieden sie mit den Dokumentenprozessen in ihren Betrieben sind. Das Ergebnis: Es gibt eindeutig Verbesserungsbedarf.
Laut Studie (kostenloser Download erst nach Registrierung) verbringen 67 Prozent relativ viel Zeit damit, nach bestimmten Informationen zu fahnden. Zeit, die Sie in produktivere Aufgaben investieren könnte.

Records Management im Speziellen betrifft demnach Unternehmen, Organisationen und Verwaltung jeder Größe – und geht über die reine Dokumentenverwaltung hinaus.

Was ist Records Management?

Das englische Wort Records Management, kurz RM, heißt übersetzt so viel wie „Schriftgutverwaltung“ oder „Aktenführung“. Dieser, im Englischen feststehende Begriff, ist jedoch übergeordnet und beschreibt weniger technische Lösungen als viel mehr notwendige Strategien und Standards, auf die Arbeitsabläufe im Unternehmen angepasst werden müssen. Das Wort Records an sich ist ebenso weit gefasst und bedeutet „Aufzeichnungen“. Damit umschreibt es inhalts- und formunabhängig  sämtliche Informationsobjekte, die aufbewahrungspflichtig sind.

Was abstrakt klingt, wird im deutschsprachigen Raum schlicht als Dokumenten-Management bezeichnet – auch wenn dieser Ausdruck nicht ganz korrekt ist. Records Management umfasst das Erstellen, Bearbeiten, Verwalten, Archivieren, aber auch die Entsorgung geschäfts- und steuerrelevanter Informationen in jeglicher Form. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) bietet wiederum eine technische Lösung für Records Management in Ihrem Unternehmen.

Weitere Begriffserklärungen im Zusammenhang mit Records Management liefert der Digitalverband Bitkom in der Broschüre (PDF) Enterprise Content Management – Archiv, DMS, ECM und Co. – Überblick und Begriffserläuterungen. Lesen Sie für weitere Informationen hierzu unseren Blogbeitrag zum Enterprise Mobility Management.

Schriftgutverwaltung mit System

Zurück zur Umfrage unter Büroangestellten, die mehrheitlich unzufrieden sind mit der Schriftgutverwaltung in Ihren Unternehmen. Denn nicht nur hier hapert es. Auch die Freigabe oder Abstimmung von Vorgängen mit Kollegen wird als aufwändig empfunden.

Um die Dokumentensuche und Zusammenarbeit effizienter zu gestalten, kann die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) helfen. Dieses wird laut Befragung allerdings nur in knapp der Hälfte der Betriebe eingesetzt. In diesen Fällen finden die befragten Mitarbeiter diese technische Lösung vor allem im Bereich der Archivierung und des Dokumentenmanagements sinn-  und wertvoll.

Auch die Zusammenarbeit werde nach Ansicht der Mitarbeiter deutlich vereinfacht, da sich zum Beispiel Änderungen an einem Dokument einfacher und transparenter verfolgen lassen. Bereits 2006 hat der Digitalverband Bitkom einen Leitfaden (PDF) für Records Management – Anforderungen und Lösungen für die Aktenführung im Informationszeitalter veröffentlicht.

Vorteile von DMS für Records Management

In Dokumenten-Management-Systemen (DMS) sind alle Dokumente elektronisch erfasst und im Volltext durchsuchbar. Die Zeit der Dokumentensuche wird so maßgeblich verkürzt. Denn es wird nach Inhalt und nicht nach Ablageort gesucht. Selbst anzulegende Favoriten-Suchmasken können die Dokumentensuche noch komfortabler gestalten.

Zusätzlich protokolliert das DM-System alle Arbeitsschritte und wer sie wann vorgenommen hat. Eine zentrale Rechteverwaltung legt fest, welche Mitarbeiter oder Abteilungen auf welche Dokumente zugreifen und welche Änderungen sie darin vornehmen dürfen – nur lesen, ändern oder sogar komplett löschen. Auch die Langzeitarchivierung gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, Stichwort GoBD, wird mittels DMS möglich.

Nachteile der Schriftgutverwaltung mit DMS

Ein DMS nun als Universallösung zu preisen, ist allerdings der falsche Ansatz. Denn die Effizienz jedes neuen Systems steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Wen überrascht es da, dass schätzungsweise mehr als die Hälfte aller DMS-Projekte in mittleren und größeren Unternehmen scheitern – oftmals, weil sie keine oder nicht die erhofften Verbesserungen bringen.

In diesem Zusammenhang zeigt die Befragung: Für mehr als zwei Drittel der Befragten ist die Bedienerfreundlichkeit einer DM-Software der wichtigste Aspekt bei der Einführung einer DMS-Lösung. Daher ist es ratsam, gewohnte Offline-Ordnungsstrukturen und bewährte Prozesse in das DMS zu integrieren. Das erhöht auch die Akzeptanz bei weniger technisch versierten Mitarbeitern.

So können sie weiterhin mit dem ihnen bekannten Aktenplan arbeiten – wenn auch digital. Mitarbeiterschulungen im Umgang mit der entsprechenden Software sind ebenfalls empfehlenswert.

Records Management – Welches DMS ist sinnvoll für Sie?

Wenn Sie nicht zuvor im Sinne des Records Management eine Strategie oder Struktur für den Umgang mit Dokumenten in Ihrem Betrieb festgelegt haben, ist es schwierig Ihnen eine passende DM-Software zu empfehlen.

Auf der anderen Seite gibt es viele, meist kleinere DMS-Anbieter, die sich auf bestimmte Branchen wie Handwerk, Rechtsanwälte oder Immobilienmakler spezialisiert haben. Das kann ein Ansatzpunkt bei der Suche nach einer geeigneten Software zur Schriftgutverwaltung sein – auch ohne Records Management.

DM-System – So gelingt Ihnen die Einführung

Damit ein DM-System sich als technische Lösung nahtlos in Ihr Records Management einfügt, sollten Sie wichtige Punkte abklären. Ihre To Dos Schritt für Schritt sind folgende:

• Analysieren Sie Ihren derzeitigen Umgang im Unternehmen mit Dokumenten.
• Verifizieren Sie die Prozesse, die durch den Einsatz von DMS optimiert werden sollen.
• Berücksichtigen Sie spezifische Verfahrensweisen Ihrer Branche bzw. Ihres Unternehmen.
• Klären Sie ab, dass die Software auf die Strukturen Ihres Unternehmens angepasst wird – nicht umgekehrt.
• Veranlassen Sie Mitarbeiterschulungen, sobald die Software in Ihr Netzwerk integriert wird.

Sie sind unsicher? Lassen Sie sich beraten

Records Management ist ohne Zweifel eine organisatorische Herausforderung für Ihr Unternehmen, bei dem es nicht ausreicht, nur ein geeignetes Werkzeug wie ein Dokumenten Management System auszuwählen. Die verfügbaren technischen Lösungen für Ihre Schriftgutverwaltung müssen sinnvoll in Ihre IT-Strategie und IT-Infrastruktur integriert werden.

Das IT-SERVICE.NETWORK unterstützt Sie bei der Suche nach dem für Ihr Unternehmen maßgeschneiderten DMS. Unsere kompetenten IT-Dienstleister beraten Sie gern und finden mit Ihnen gemeinsam die für Sie und Ihr Unternehmen passende Lösung.