Die Blacklist

Da Spam-Mails eine stetig wachsende Gefahr darstellen, werden auch Schutzmechanismen immer leistungsstärker. Zunehmend sperren Provider aber auch legitime E-Mails wie Newsletter – das ist für Unternehmen der Worst Case.
Was Sie tun können, wenn Ihre E-Mails nicht mehr zugestellt werden, was Blacklists sind und was es mit dem Blacklist-Check auf sich hat, erfahren Sie hier.

Warum ist E-Mail-Marketing so wichtig?

Das E-Mail-Marketing ist eine besonders effiziente Form der externen Unternehmenskommunikation. Viele Unternehmen setzen heutzutage auf Newsletter und andere Rundmails, um ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten und sie über allgemeine und spezifische Änderungen zu informieren. Mit dem Abschicken einer einzelnen E-Mail erreichen Sie mehrere Kontakte gleichzeitig.
Das Abschicken von E-Mails führt aber nicht automatisch zu ihrer erfolgreichen Zustellung. Nach dem Versand durchlaufen E-Mails verschiedene Stationen, bis sie schlussendlich im Posteingang des Empfängers landen. Gerade im Hinblick auf einen ganzheitlichen Spamschutz werden immer mehr gewünschte und legitime E-Mails fälschlicherweise als Spam identifiziert und aussortiert.
Kommen Ihre Newsletter oder andere E-Mails nicht an, so ist dies nicht nur ein enormes Ärgernis für Ihre Kunden, sondern auch ein erheblicher Kostenfaktor für Ihr Unternehmen – immerhin investieren Sie bares Geld in Ihr E-Mail-Marketing. Auch leidet Ihr Unternehmensimage darunter, wenn angekündigte E-Mails nie ankommen.

Was ist Blacklisting?

Die meisten Provider erstellen eigene oder integrieren externe Blacklists, um einen umfassenden Schutz vor Schadsoftware gewährleisten zu können. Mit dem Blacklisting werden IP-Adressen von E-Mail-Adressen blockiert, die durch verdächtiges Verhalten aufgefallen sind und daher als Spammer klassifiziert werden. Die IP-Adressen landen auf einer sogenannten Blacklist (schwarzen Liste/Negativliste) und werden nicht mehr zugestellt: Sie erreichen weder den Posteingang des Empfängers noch seinen Spam-Ordner.

Was ist die Blacklist? – Eine Antwort bekommen Sie in unserem IT-Lexikon.

Wieso stehe ich auf einer Blacklist?

Blacklists basieren häufig auf Honeypots oder anderen Tests zur Klassifizierung von E-Mails als Spam-Mails. Sie können aber auch aus anderen Gründen auf einer Blacklist landen. Ihnen muss dabei auch gar nicht bewusst sein, dass sich Ihre IP-Adresse auf einer Blacklist befindet.

Die „Mithaftung“

Während ursprünglich vor allem einzelne IP-Adressen blockiert wurden, gehen immer mehr Blacklists dazu über, auch Adressen von ganzen Mail-Servern oder sogar großflächige IP-Bereiche aufzunehmen. E-Mails werden eventuell gar nicht erst zugestellt, wenn sie von einem IP-Bereich aus gesendet werden, von dem aus auffällig viele Spam-Mails stammen.
Das ist ein wesentlicher Nachteil des Blacklisting. Sie können also jederzeit auf einer Blacklist landen, auch wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter noch nie Spam-Mails verschickt haben. Wenn Ihr Mail-Server beispielsweise auf dem gleichen Hardware-Server wie ein geblockter Mail-Server gehostet wird, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre IP-Adresse mitgeblockt ist und Ihre E-Mails nie beim Empfänger ankommen. Gerade für Klein- und Mittelstandsunternehmen, die eine einfache Serverlösung nutzen, ist die Gefahr der „Mithaftung“ real.
Über das Vorgehen der Blacklist-Betreiber lassen sich vielfach Kommentare finden, die Vergleiche zur „Sippenhaft“ oder „Kollektivstrafen“ beinhalten. Die meisten Blacklist-Ersteller verweisen darauf, dass sie selbst keine E-Mails blockieren, sondern nur Listen mit verdächtigen IP-Bereichen veröffentlichen.

Die negative Reputation

Eine weitere Ursache dafür, wieso Sie auf einer Blacklist gelandet sein könnten, ist die Möglichkeit, dass Ihre Reputation negative Ausprägungen aufweist. Eine negative Reputation kann beispielsweise zustande kommen, indem Sie vermehrt E-Mails verschicken, die vom Empfänger als Spam markiert werden. Auch wenn Provider Ihre E-Mails aufgrund technischer Daten direkt in den Spam-Ordner verschieben, leidet Ihre Reputation maßgeblich.
Bei einer negativ auffallenden Reputation landen Sie auf einer Blacklist und Ihre E-Mails werden nicht mehr zugestellt. Viele E-Mail-Provider gleichen die IP-Adressen der eintreffenden E-Mails nämlich mit einer oder mehreren Blacklists ab und sortieren gelistete Adressen direkt aus. Die verschiedenen Provider nutzen hierbei unterschiedliche externe oder eigens erstellte Blacklists. Wenn Ihre E-Mails also einen bestimmten Kontakt nicht mehr erreichen, sollten Sie prüfen, ob sein Provider eine bestimmte Blacklist nutzt und Ihre IP-Adresse auf ihr gelistet ist.

Der Blacklist-Check

Mit einem Blacklist-Check können Sie ganz einfach überprüfen, ob sich Ihre IP-Adresse bzw. die Ihres Mail-Servers auf einer öffentlichen schwarzen Liste befindet. Sie können hierfür verschiedene Services hinzuziehen, die allesamt große und wichtige Blacklists durchgehen und jeweils prüfen, ob Ihre IP-Adresse gesperrt ist.
Zu den zentralen Tools gehören u.a.: BLACKLISTALERT.ORG, der IP-Check von multirbl, der Blacklist-Check von „What Is My IP Adress“ und das SuperTool von MXToolbox Inc. Die international meistgenutzte Anlaufstelle für Blacklist-Checks ist DNSBL (DNS Blacklist). Project Honeypot von Unspam Technologies listet zusätzlich zum Status auch mögliche Gründe für die Blockierung sowie mögliche benachbarte IP-Adressen auf.

Wie führe ich den Blacklist-Check durch?

Die Tools funktionieren, indem Sie Ihre IP-Adresse oder die Ihres Mail-Servers eingeben und bestätigen. Sie sehen nun eine umfangreiche Liste an Blacklists und Ihren entsprechenden Status. Da es eine gewaltige Anzahl an verschiedenen Blacklists gibt, gibt keines der Tools eine Übersicht über sämtliche Listen. Dadurch ist es auch schwierig, zu durchblicken, welche E-Mail-Provider welche Listen nutzen.
Es ist daher auch nicht unbedingt dramatisch, wenn Sie auf einer einzelnen Liste aufgeführt werden und dennoch keinerlei Beeinträchtigung Ihres E-Mail-Verkehrs bemerken. Zumeist besteht erst Handlungsbedarf, wenn Ihre IP in zahlreichen oder bedeutenden Listen zu finden ist und/oder Ihre E-Mails bei Ihren Empfängern nicht ankommen.

Nicht-öffentliche Blacklists

Einige E-Mail-Provider nutzen eigens erstellte Blacklists. Da sie meistens nicht öffentlich sind, ist es Ihnen auch via Blacklist-Check nicht möglich, zu kontrollieren, ob Ihre IP-Adresse auf ihnen gelistet ist. Im Fall einer Blockierung schicken Ihnen aber die Provider normalerweise E-Mails mit einer Begründung für die Ablehnung.
Der Dienstleister für E-Mail-Marketing Benchmark Email hat eine umfassende Liste mit den wichtigsten öffentlichen und auch nicht-öffentlichen Blacklists aus dem deutschsprachigen Raum zusammengestellt. Sie umfasst mögliche Richtlinien von Providern und Kontaktformulare zur Delistung.

Wie entferne ich meine Adresse von Blacklists?

Ihre IP-Adresse von einer oder mehreren Blacklists zu entfernen, kann ein durchaus schwieriges Unterfangen sein – unabhängig davon, ob das Blocking überhaupt von Ihnen verschuldet ist. Die gute Nachricht ist: Viele Listen löschen die Eintragung nach wenigen Tagen wieder. Jedoch können mehrere Tage Ausfallzeit für Ihr Unternehmen das Aus bedeuten. Auch kann es passieren, dass Ihr IP-Bereich aufgrund von weiteren auffälligen Aktivitäten, die nicht von Ihnen ausgehen müssen, weiterhin gesperrt bleibt.
Viele Blacklist-Betreiber erlauben gar keine vorzeitige Entfernung aus der Blacklist oder verlangen, dass E-Mail-Provider sie beantragen. Die Austragung aus schwarzen Listen (Delisting) kostet mitunter auch erhebliche Gebühren und muss ausführlich begründet werden. Der weltweit am häufigsten genutzte Blacklist-Betreiber Spamhaus.org hingegen bietet ein Web-Interface zum Beantragen des Delistings an.

Auch ohne Blacklisting kommen meine E-Mails nicht an?

Ihre E-Mails kommen trotz eines positiven Blacklist-Checks nicht beim Empfänger an? Das kann viele verschiedene Gründe haben. Nicht immer ist die Sperrung der eigenen IP-Adresse aufgrund einer Blacklist der Grund.

Spamfilter

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre E-Mail korrekt abgeschickt haben und sie nicht im Spam-Ordner des Empfängers gelandet ist. Sollte Ihre E-Mail als Spam markiert worden sein, so ist dies möglicherweise bereits ein Anzeichen dafür, dass Ihre E-Mails ein inhaltliches Optimierungspotential aufweisen. Spamfilter sortieren für gewöhnlich E-Mails aus, die bestimmte Schlagwörter wie „Viagra“ enthalten oder die nicht den gegebenen technischen Standard erfüllen. Diese Wörter stehen zwar auch auf einer Blacklist, jedoch handelt es sich hierbei um Blacklists, die einzelne Wörter listen und nicht bestimmte IP-Bereiche.

Greylisting

Die Vorstufe des Blacklistings ist das sogenannte Greylisting. Eine E-Mail wird beim Greylisting mit einem Hinweis temporär abgewiesen, da Spambots im Regelfall nur einen Zustellversuch unternehmen. Bei einem zweiten Zustellversuch wird die E-Mail zugestellt.

Throttling

Viele E-Mail-Provider setzen ein Limit an maximalen E-Mails, die ein Absender in einer bestimmten Zeit verschicken darf. Werden mehr E-Mails in der vorgegebenen Zeit verschickt, so wird der Versand gedrosselt und E-Mails landen entweder im Spam-Ordner des Empfängers oder werden blockiert. Diesen Prozess bezeichnet man als Throttling.

Hilfe beim Blacklist-Check

Wer auf einer häufig genutzten und bedeutenden Blacklist landet, läuft Gefahr, von vielen Providern und anderen Netzwerken direkt geblockt zu werden und seine Nachrichten nicht mehr zustellen zu können. Das kann für Unternehmen das absolute Aus bedeuten – und dabei muss die nicht mehr gewährleistete Zustellung nicht einmal Ihr eigenes Verschulden sein. Sie sollten dringend notwendige Schritte ergreifen, um Ihre IP-Adresse von den betroffenen Listen entfernen zu lassen.
Falls Sie Probleme damit haben, einen Blacklist-Check durchzuführen oder Ihre IP von einer schwarzen Listen zu entfernen, wenden Sie sich an einen IT-Dienstleister des IT-SERVICE.NETWORK. Wir unterstützen Sie dabei, einen geeigneten regionalen Partner zu finden, der Sie umfangreich unterstützt.

Präventionsmaßnahmen

In fast allen Bereichen der IT gilt die Grundregel: weniger Ausfälle durch proaktives Handeln. Präventionsmaßnahmen sind für jede Unternehmens-IT das A und O. Wenn es erst einmal zum Ernstfall gekommen ist und Ihr Betrieb still steht, dann ist es nicht mehr so einfach, ein sicheres und kostengünstiges Lösungskonzept für Ihr Unternehmen zu entwickeln.
Es gibt eine ganze Reihe an Präventionsmaßnahmen, mithilfe derer Sie die Gefahr verringern, auf einer Blacklist zu landen oder als unseriöser Sender eingestuft zu werden. Im Zentrum Ihrer Prävention sollten Maßnahmen zur Reputationssteigerung und Authentifizierung stehen. Auch sollte Ihre IT stets optimal geschützt sein und eine ganzheitliche technische Konfiguration aufweisen. Zu ihr gehört unter anderem die umfassende E-Mail-Verschlüsselung. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeiter mit Schulungen für die Gefahren des E-Mail-Verkehrs sensibilisieren, damit sich nicht Schadsoftware wie Emotet in Ihren Systemen ausbreiten und eigenständig Spam-Mails an Ihre E-Mail-Kontakte verschicken kann.

Das Whitelisting

Neben dem Blacklisting bietet das Whitelisting eine weitere Möglichkeit der Filterung, dient jedoch im Gegensatz dazu der Senkung des False-Positive-Risikos. Bei Whitelists (weiße Listen/Positivlisten) handelt es sich um Verzeichnisse von verifizierten IP- und E-Mail-Adressen. Viele E-Mail-Provider und andere Netzwerke nutzen Whitelists, um bestimmte Adressen als legitim und seriös einzustufen.
Unternehmen, Interessenverbänden und Provider selbst bieten meist kostenpflichtige Programme zur Eintragung in Whitelists an. Damit man in einer Whitelist aufgeführt wird, muss man vom Anbieter abhängige Qualitätskriterien für eine besonders positive Reputation erfüllen.
IP-Adressen, die von Providern erfolgreich mit Whitelists abgeglichen werden, erhalten beim Versand von E-Mails zahlreiche Vorteile. Unter anderem durchlaufen sie im Regelfall kein Greylisting oder Throttling mehr und passieren Spamfilter deutlich einfacher. Jede IP-Adresse auf einer Whitelist wird normalerweise allen Empfängern erfolgreich zugestellt.
Auch werden Bilder, Links und Anhänge in E-Mails, die in Whitelists aufgeführt sind, besser dargestellt. Registrieren Sie sich in eine Whitelist, um zahlreiche Vorteile beim E-Mail-Verkehr zu erhalten. Die bekanntesten Whitelists sind die DNS-Whitelist, die Spamhaus-Whitelist sowie die Certified Senders Alliance.

Whitelists von Empfängern

Neben den öffentlichen Whitelists pflegt jeder Benutzer eine persönliche, private Whitelist. Sie sollten versuchen, dafür zu sorgen, dass Ihre Abonnenten Sie in ihre aufnehmen. Eine Möglichkeit ist, dass Sie Ihre Kontakte per separater Nachricht oder direkt im E-Mail-Header darum bitten, Sie ins Adressbuch hinzuzufügen. Auch ist der Hinweis wichtig , dass Ihre Empfänger stets Ihre Spam-Ordner checken und Sie hieraus ggf. entfernen sollten.
Alleine deswegen ist es sinnvoll, dass Sie nur E-Mails an Adressen versenden, die vorher ihre Zustimmung zum Erhalt gegeben haben. Mit dem sogenannten Opt-In-Verfahren können Sie sich das Einverständnis zum Empfang von E-Mails bestätigen lassen und somit gewährleisten, dass es sich bei Ihren Nachrichten nicht um Spam-Mails handelt. Opt-Outs sollten Empfänger augenblicklich aus der Empfängerliste löschen. Allgemein empfiehlt es sich, die Kontaktliste in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren und aufzuräumen.

Reputation-Services

Whitelists stellen das Äquivalent zu Blacklists dar. Beide Filtersysteme listen IP-Adressen, die gesondert behandelt werden. Neben ihnen existieren verschiedene Reputations-Services, die die bereits erwähnte Reputation von Absendern bewerten: sowohl positiv als auch negativ. Mithilfe von Reputationstests können Sie Ihre Bewertung einsehen. Einige der bedeutenden Reputations-Services sind:

• Return Paths Sender Score,
• McAfees Customer URL Ticketing System,
• Barracudas IP/Domain Lookups,
• WatchGuard Technologies ReputationAuthority und
• Cisco Talos Intelligence Groups Reputation Lookup.

Achten Sie darauf, dass Ihre Reputation immer positiv ist. Wenn Sie Hilfestellungen zur Verbesserung Ihrer IP-Reputation benötigen, dann wenden Sie sich an einen IT-Dienstleister des IT-SERVICE.NETWORK aus Ihrer Region.