Daten sicher löschen

Während die regelmäßige Datensicherung für Unternehmen zum Arbeitsalltag gehört, vergessen viele, dass sie auch die Datenlöschung gerade im Hinblick auf den Datenschutz nicht außer Acht lassen sollten. Doch wie können Unternehmen Daten sicher löschen?
Worauf es bei der Datenlöschung ankommt und wie die Softwarelösung Hosted Erase von Ontrack Ihnen dabei helfen kann, lesen Sie hier.

Gewollte Datenlöschung wird zur Pflichtaufgabe

Für die meisten Unternehmen ist die Angst vor einem Datenverlust enorm – und das zu Recht. Immerhin können Datenverluste nicht nur den Geschäftsalltag zum Erliegen bringen, sie kosten Unternehmen zugleich wichtige Ressourcen. Datenpannen können zudem richtig teuer werden. Deswegen sind eine regelmäßige Datensicherung und ein gutes Backup-Management für jedes Unternehmen Pflicht.
Was viele dabei allerdings vergessen, ist, dass auch die gewollte Datenlöschung zum Firmenalltag gehören sollte. Seit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung am 25. Mai 2018 sind Unternehmen dazu verpflichtet, verstärkt dem Recht auf Vergessenwerden nachzukommen.
Das heißt konkret: Unternehmen dürfen personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie sie diese für die konkrete Bearbeitung benötigen. Verlangt ein Kunde die Löschung seiner gespeicherten Daten, müssen Unternehmen dem folgen. Gleichzeitig sind Unternehmen angehalten, personenbezogene Daten selbst aktiv zu löschen, wenn sie diese nicht länger für den ursprünglich vorgesehenen Zweck benötigen.

Auch Daten haben ein Verfallsdatum

Doch auch abseits der DSGVO ist die Datenlöschung für Unternehmen sinnvoll, um Datenpannen zu vermeiden und die IT-Sicherheit zu verbessern. Es gilt schließlich der Grundsatz: Wo keine Daten sind, können Hacker auch keine Daten abgreifen. Gerade bei Flash-Speichern wie USB-Sticks oder externen Festplatten, aber auch bei internen Festplatten sollten Unternehmen darauf achten, dass sie Daten sicher löschen, wenn sie diese nicht länger benötigen.
Dazu kommt, dass auch Daten eine Art „Verfallsdatum“ haben. Darunter fallen insbesondere Daten, die Unternehmen nicht mehr für ihre Geschäftsprozesse benötigen und die sie auch aus rechtlichen oder regulatorischen Gründen nicht länger aufbewahren müssen. Ein gutes Records Management ist darum für Unternehmen Pflicht. Auch Daten, die ihren Lebenszyklus überschritten haben, sollten Unternehmen entsprechend löschen.

Daten sicher löschen – nur wie?

Tatsächlich stellt die Datenlöschung Unternehmen häufig vor eine große Herausforderung. Ein Problem ist dabei vor allem die Menge an verschiedenen Speichermedien und Systemen, die in Unternehmen zum Einsatz kommen. Zwar gibt es Tools, mit denen sich Daten löschen lassen. Doch erst wenn die Datenlöschung auch dokumentiert und mit einem Zertifikat gekennzeichnet ist, hat sie im Auge der Rechtsprüfung auch tatsächlich stattgefunden. Das bedeutet für die IT-Abteilung meist viel Aufwand, sofern keine eigene Software für das Datenmanagement zum Einsatz kommt.
Dabei gibt es am Markt passende Erase-Lösungen wie etwa Hosted Erase des Softwareherstellers Ontrack. Hosted Erase ermöglicht Unternehmen eine sichere Datenlöschung mit einer zentralen Prozessverwaltung. Der Vorteil: Das Datenmanagement von Ontrack funktioniert webbasiert und erleichtert es durch eine zentrale Administration und eine zentrale Lizenzverwaltung, Daten unkompliziert und sicher zu löschen.

Daten sicher löschen mit Hosted Erase

Die Nutzung von Hosted Erase bietet einige Vorteile. Sämtliche Löschprozesse werden in einer zentralen web- und cloudbasierten Plattform verwaltet. Das bedeutet, dass Unternehmen für die Datenlöschung keine eigenen Webserver oder Datenbanken aufsetzen müssen und so Ressourcen und Zeit sparen. Wie Hosted Erase funktioniert, verdeutlicht die folgende Grafik:

Sämtliche Unternehmensrechner und/oder -Smartphones lassen sich dabei unkompliziert an Hosted Erase anbinden, sodass sich nötige Datenlöschungen unkompliziert steuern lassen. Außerdem erstellt die Ontrack-Lösung für alle durchgeführten Löschungen ein detailliertes Reporting, mit dem Unternehmen auch die Anforderungen an Datenlöschungen gemäß DSGVO erfüllen. Mehr Informationen zu Hosted Erase bietet die Produktseite.
Übrigens bietet Ontrack nicht nur Softwarelösungen zum sicheren Löschen von Daten, sondern auch zur Datenrettung und dem Datenmanagement. Auch hier gibt die Produktseite Aufschluss, welche Tools für Ihr Unternehmen infrage kommen. Sie benötigen Unterstützung bei der Datenrettung oder der Datenlöschung? Dann helfen Ihnen die Dienstleister des IT-SERVICE.NETWORK gern weiter.