Digital Workplace

Wer bei Digital Workplace lediglich an Home Office denkt, irrt gewaltig. Der Arbeitsplatz der Zukunft vermag viel mehr, als „nur“ den Freiheitsgrad der Mitarbeiter zu erweitern und kann Unternehmen in Zeiten des digitalen Wandels zahlreiche Wettbewerbsvorteile sichern.
Wir erklären, was unter dem Begriff Digital Workplace zu verstehen ist und worauf es bei der Umsetzung ankommt.

Der Digital Workplace löst das klassische Büro ab. Bild: Pixabay/geralt

Digital Workplace – die zentrale Arbeitsumgebung

Beim Digital Workplace geht es in erster Linie darum, eine zentrale Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter zu schaffen, die sich durch Verfügbarkeit, Flexibilität und Effizienz auszeichnet. Dreh- und Angelpunkt hierbei ist, dass sämtliche Prozesse transparent abgebildet und alle Informationen verfügbar sind, die den (Arbeits-)Erfolg eines jeden Einzelnen bedingen.
Das Teilen von Wissen, schnelles Kommunizieren und gegenseitige Unterstützung sorgen dabei automatisch dafür, dass sich der Output qualitativ sowie quantitativ erhöht. Und das alles unabhängig davon, wo sich einzelne Mitarbeiter währenddessen physisch aufhalten.
Im Prinzip ist der Digital (oder auch Modern) Workplace eine Art verbessertes Intranet, das sich aktuelle Technologien zunutze macht. Aber worauf kommt es bei der Einrichtung eines Digital Workplace genau an? Was gilt es zu berücksichtigen?

Collaboration + Integration = Agilität

Aus technischer Sicht geht es bei der Realisierung einer modernen und digitalen Arbeitsumgebung erst einmal darum, unterschiedliche Software-Systeme und Datenbanken zu vereinen. Alles, was wichtig ist, findet auf einer zentralen Plattform ein neues Zuhause. Der uneingeschränkte Zugriff dieser relevanten Daten optimiert den Informationsfluss und beschleunigt bestehende sowie neue Prozesse.
Positiver Nebeneffekt: Die Frustration der Mitarbeiter sinkt, die Zufriedenheit steigt. Die dynamische Umgebung ermöglicht darüber hinaus das Aufbrechen altbackener Rahmenbedingungen und Arbeitszeitmodelle. Wenn jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus arbeiten kann, sind starre 9-to-5-Prinzipien überflüssig.
All das sorgt dann wiederum dafür, dass Arbeitsabläufe agiler werden und die Innovationskraft von innen heraus steigt. Ein Umstand, der in Zeiten des globalen Wettbewerbs und der Digitalisierung echte Vorteile bringen kann und das Home Office zum Beispiel auch in Zeiten der Coronakrise ermöglicht.

Vorteile des Digital Workplace

Die Einrichtung einer digitalen Arbeitsumgebung schafft zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite. Hier kommen sie auf einen Blick:

• Zielorientierung: Nicht die physische Präsenz der Mitarbeiter ist entscheidend, sondern das Arbeitsergebnis.
• Motivationssteigerung: Arbeitnehmer fühlen sich wohler, wenn sie Freiheiten genießen und ihnen moderne Arbeitsinstrumente zur Verfügung gestellt werden. Und wer sich wohl fühlt, liefert bessere Ergebnisse.
• Schnelligkeit: Wissen ist jederzeit verfügbar und lässt sich schnell und unkompliziert mit anderen teilen. Das beschleunigt die Abläufe. Gleiches gilt für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen. Möglich wird das durch Tools wie Microsoft Teams.
• Ganzheitlichkeit: Die Bündelung wichtiger Systeme auf einer zentralen Plattform vermeidet Karteileichen, beschleunigt das Arbeiten und erleichtert den Alltag. Der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen gehört der Vergangenheit an. Stattdessen gibt es nur eine übersichtliche und aufgeräumte Oberfläche.
• Flexibilität: Die Unabhängigkeit von Zeit, Ort und Gerät motiviert die Mitarbeiter und ermöglicht schnellere Prozesse (siehe dazu auch BYOD).
• Zukunftsorientierung: Schlanke Workflows machen den digitalen Wandel schneller und besser umsetzbar.
• Individualität: Digital-Workplace-Lösungen ermöglichen die beliebige Anpassung und Erweiterung der Arbeitsumgebung auf Basis individueller und unternehmensspezifischer Anforderungen. Dazu stehen vorhandene Plugins zur Verfügung. Aber auch Eigenentwicklungen für Applikationen lassen sich problemlos integrieren. Zudem kann jeder Mitarbeiter sein eigenes Dashboard individuell anpassen.
• Übergreifend: Prozesse jeder Abteilung können in die zentrale Umgebung integriert werden. Beispielsweise auch der Urlaubsantrag, der nun nicht mehr ausgedruckt werden muss und über zig Schreibtische geht, sondern digital gestellt und freigegeben werden kann.

Sie sehen: Der Digital Workplace hat so einige Vorteile in der Hinterhand. Tatsächlich ist der Mut zu großen Veränderungen aber noch nicht überall vorhanden. Aber warum ist das so?

Mobiles Arbeiten mit Bergpanorama – heute ist alles möglich. Bild: Pixabay/StockSnap

Voraussetzungen für den Digital Workplace

Besonders kleine und mittlere Unternehmen tun sich schwer damit, das Thema Modern Workplace anzugehen. Oftmals steckt dahinter die Befürchtung, dass am Ende alles drunter und drüber geht und jeder nur noch macht, was er will, aber nicht mehr das, was er soll. Diese Annahme bestätigt auch eine Erhebung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Demnach bot vor der Coronakrise nur jeder vierte Betrieb seinen Mitarbeitern die Option, im Home Office zu arbeiten.
Ein weiterer Hemmschuh ist natürlich auch die Sorge vor hohen Investitionen. Dazu Folgendes: Ja, die Einrichtung eines Digital Workplace kostet Geld. Aber wahrscheinlich nicht so viel, wie Sie vielleicht denken. Zudem können Mittelständler durch die Go Digital Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie bis zu 16.500 Euro Fördergelder einstreichen.
Unser Tipp: Lassen Sie sich doch einfach mal unabhängig von einem unserer Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK zu den Möglichkeiten und Kosten beraten. Es könnte eine der besten Entscheidungen sein, die Sie als Unternehmer je treffen werden.

Geschrieben von

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf die Erstellung von Webtexten und Blogartikeln für B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Redakteurin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen.

Fragen zum Artikel? Frag den Autor