Laut Finanzministerium NRW beträgt der Steuerschaden durch manipulierte Kassensysteme für den deutschen Fiskus jährlich 5 bis 10 Mrd. Euro. Darum hat die Bundesregierung mit dem „Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ im Juli 2016 neue Regeln zur Kassenführung eingeführt.
Was das für Unternehmen bedeutet, die mit Kassensystemen arbeiten, lesen Sie hier.
Moderne Registrierkassen halten den Überprüfungen der Kassenführung durch das Finanzamt stand.
Die elektronische Kassenführung
Seit 2017 geht die Bundesregierung verstärkt gegen den Steuerbetrug an elektronischen Registrierkassen vor. Dank einer technischen Sicherheitseinrichtung sollte die Steuerhinterziehung mit Mogelprogrammen an elektronischen Registrierkassen dabei ein Ende finden. Davon betroffen sind Unternehmer, die betriebliche Einkünfte erzielen. Sie gilt ab einem Nettojahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, wenn die Barumsätze je Betrieb jährlich 7.500 Euro netto überschreiten. Nutzen Unternehmen keine Registrierkassen, obwohl sie die Umsatzgrenzen bei Umsätzen überschreiten, wird dies als Finanzordnungswidrigkeit mit einer Strafe von bis zu 5.000 Euro gesühnt.
Die gesetzlichen Anforderungen auf einen Blick
Seit dem 1. Januar 2017 müssen Registrier- oder Computerkassen jede Kassenbewegung
- elektronisch erfassen,
- unveränderbar speichern und
- zehn Jahren lang digital archivieren (in der Kasse selbst oder auf externem Speicher).
- Für offene Ladenkassen muss täglich ein Kassensturz-Protokoll mit einer Zählliste über die Art und Anzahl der Münzen und Scheine erstellt, unterschrieben und aufbewahrt werden. Alle Umsätze müssen lückenlos aufgezeichnet werden.
Seit dem 1. April 2017 müssen vorhandene Registrierkassen die Aufzeichnungen in der Kasse durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen schützen.
Ab dem 1. Januar 2020
- müssen Registrier- oder Computerkassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (bestehend aus Sicherungsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle) verfügen.
- können Prüfer des Finanzamts ohne vorherige Ankündigung im Geschäft die Kasse überprüfen. Auch eine verdeckte Beobachtung oder ein Testeinkauf ohne Zeigen des Dienstausweises soll möglich sein. Bei der sogenannten Kassennachschau müssen alle Unterlagen und Daten zur Verfügung stehen.
Bis zum 31. Dezember 2022 gilt eine Übergangsregelung für Kassen, die Unternehmer zwischen November 2010 und 31. Dezember 2019 neu erworben haben, die aber nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können. Diese Kassen können bis Ende 2022 eingesetzt werden.
Elektronische Kassenführung bleibt freiwillig
Grundsätzlich bleibt die elektronische Kassenführung allerdings freiwillig. Unternehmen, die eine elektronische Registrierkasse nutzen, müssen aber Sorge tragen, dass die Ladenkasse alle gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen erfüllt. Deshalb müssen Sie Ihre alten Kassen aufrüsten oder durch neue ersetzen.
Sie können aber genauso auf die elektronische Kassenführung verzichten und stattdessen auf die sogenannte offenen Ladenkasse umstellen. Also auf eine Kasse, die auf jede Elektronik verzichtet, in die nur bar eingezahlt werden kann. Kartenzahlung, elektronische Buchhaltung – all das ist dann nicht mehr möglich.
Nachteile der offenen Ladenkasse
Großes Problem der offenen Ladenkassen: Sie unterliegen grundsätzlich dem Generalverdacht, fehlerhaft geführt zu werden. Als Konsequenz drohen bei Steuerprüfungen Nachzahlungen, die aus Schätzungen resultieren. Weil im Gegensatz zu elektronischen Registrierkassen kein Journal vorhanden ist und es somit unmöglich zu beweisen ist, dass im Fall einer Schätzung der obere Schätzungsrahmen überschritten ist. Bei starken Abweichungen kann sogar ein Steuerstrafverfahren winken oder es zu Problemen mit Konzessionen oder Betriebserlaubnis kommen.
Elektronische Registrierkassen müssen fälschungssicher werden
Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen müssen ihre Kassen auf ein fälschungssicheres System umstellen, damit ein nachträgliches Manipulieren der Aufzeichnungen nicht mehr möglich ist. Die technischen Anforderungen zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI).
Seit dem 1. April 2017 besteht die gesetzliche Verpflichtung für vorhandene Registrierkassen, die Aufzeichnungen in der Kasse durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen zu schützen. Noch schärfere Anforderungen gelten für neu erworbene elektronische Registrierkassen ab 1. Januar 2020. Alle ab dann angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen zudem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Einrichtung erfasst ab dem ersten Tastendruck alle Eingaben in das System unveränderlich und verschlüsselt. Für Unternehmen mit Kassensystemen, die nicht nachgerüstet werden können, gibt es eine Übergangsfrist bis Ende 2022. Weitere Informationen zu Registrierkassen für Unternehmen finden Sie beim Bundesministerium für Finanzen.
Kassenführung auf Grundlage der GoBD
Wenn Ihr Unternehmen elektronische Systeme wie Buchhaltungssoftware zur Kassenführung oder Lohnbuchhaltung verwendet, gelten für diese elektronisch geführten Bücher besondere Regelungen, die über solche auf Papier geführten Bücher hinausgehen. Das Bundesfinanzministerium hat dafür die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ herausgegeben. Die GoBD umfasst auch die Benutzung von Registrierkassen bei Bargeschäften, wenn diese Kassen Daten in elektronischer Form speichern. Lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag über die Langzeitarchivierung.
Kassenführung mit elektronischer Registrierkasse
Es ist genau genommen egal, ob Ihr Unternehmen die Kassenführung mithilfe der elektronischen Registrierkasse regelt oder per offener Ladenkasse. Wichtig ist, dass sich Unternehmen genau an die gesetzlichen Vorgaben halten. Tun sie es nicht, kommt es bei der nächsten Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen. Dann drohen Nachzahlungen oder Steuerstrafverfahren. Damit es dazu gar nicht erst kommt, wenden Sie sich an einen unserer IT-Dienstleister, der Sie umfassend zu diesem Thema berät.
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