Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist eine logische Konsequenz des digitalen Wandels. Statt Papierberge zu produzieren und abzuheften, werden alle relevanten Informationen über Mitarbeiter und Arbeitsverhältnisse elektronisch abgelegt.
Wie Sie die digitale Personalakte am besten einführen, welche Inhalte in die Akte dürfen und welche dagegen nicht, erfahren Sie bei uns.

Die digitale Personalakte schlägt jedes Exemplar auf Papier.
© SPOTSOFLIGHT / Pixabay

Digitale Personalakte – Modernisierung der HR-Prozesse

Wenn Sie heute CRM oder eine Software wie SAP benutzen, um beispielsweise Kundendaten einzusehen, können Sie sich wahrscheinlich nicht vorstellen, stattdessen in Papier-Karteikarten zu wühlen. Noch bis vor ungefähr 25 Jahren war das aber Standard in quasi allen Unternehmen. Witzigerweise ist heute so gut wie alles digitalisiert. Kundenakten, die gesamte Buchhaltung, Adressen und so weiter.
Nur die gute alte Personalakte hat sich tatsächlich in zahlreichen Betrieben noch kein Stück weiterentwickelt beziehungsweise an die heutige Zeit angepasst. Dabei spart die digitale Personalakten HR-Verantwortlichen nicht nur Zeit (und damit auch Geld), sondern ist zudem ein weiterer, notwendiger und konsequenter Schritt in Richtung Digitalisierung.
Wie Sie auf die digitale Personalakte – auch als E-Akte bezeichnet – umstellen und was Sie dabei beachten sollten, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag genau vorstellen.

Elektronische Personalakte – sicher & rechtskonform

Grundsätzlich gilt: Auch elektronische Personalakten sollten alle wichtigen Informationen über jeden einzelnen Mitarbeiter und sein Arbeitsverhältnis beinhalten. Wichtig, vor allem in Bezug auf die DSGVO: Auf diese Daten und Dokumente dürfen Unbefugte beziehungsweise Dritte keinen Zugriff haben.
Die Einsicht in die Personalakte – ob digital oder analog – ist ausschließlich Mitarbeitern der Personalabteilung und natürlich dem Mitarbeiter selbst vorbehalten. Letzterer hat übrigens seit Inkrafttreten der DSGVO einen Auskunftsanspruch. Bedeutet: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer Einsicht gewähren. Details dazu entnehmen Sie bitte unserem Artikel „Einsicht in die Personalakte durch Auskunftsanspruch“.
Gerade, um den Schutz vor Zugriff durch unberechtigte Personen zu gewährleisten, ist eine Umstellung auf E-Akten im Prinzip alternativlos. Durch den Einsatz einer entsprechenden HR-Software sind Sie als Unternehmer auf der sicheren Seite. Die modernen Systeme arbeiten rechtskonform und sicher.

Vorteile von Software für die Digitalisierung von Personalakten

Digitale Personalakten haben so manche Vorteile. Welche das – unter anderem – sind, ist im Folgenden zu lesen:

• rechtssichere und DSGVO-konforme Verwaltung und Speicherung der Daten
• Speicherung auf sicheren, ISO-zertifizierten Sicherheitsservern
• einfaches Management der Zugriffsrechte
• sicherer Login ausschließlich für befugte Personen
• vorlagenbasierte Erstellung neuer Akten (Zeitersparnis)
• automatisierte Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und so weiter
• automatische Erinnerung an Termine (zum Beispiel Verlängerung oder Entfristen von Arbeitsverträgen)
• Erstellung von Auswertungen und Analysen (zum Beispiel Frauenquote)
• Schnittstellen zu anderen Abteilungen (zum Beispiel Lohnbuchhaltung für die automatische Ablage von Gehaltsabrechnungen)

Auch Bewerbungsunterlagen gehören in die elektronische Personalakte. © mohamed_hassan / Pixabay

Tipps für das Anlegen der digitalen Personalakte

Nicht erst im Zuge einer Umstellung fragen sich viele Verantwortliche: Was darf in die Personalakte? Und noch wichtiger: Was darf nicht hinein? Grundsätzlich gilt: Es gibt keine Gesetze, die das regeln. Inhalt und Aufbau einer Personalakte richten sich in der Praxis nach dem Unternehmen selbst. Mit unseren Tipps sorgen Sie aber dafür, dass Sie alle wichtigen Infos zu jedem Mitarbeiter schnell zur Hand haben und sicher verwalten.

Tipp 1 – Dokumente für die Personalakte

Definieren Sie den Bedarf. Legen Sie gemeinsam mit Ihren HR-Experten fest, welche Dokumente auf jeden Fall (auch) in die E-Akte gehörten. Für die meisten Unternehmen gehören folgende Dokumente in die Personalakte:

• vollständige Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsvertrag
• Zusatzvereinbarungen und/oder Ergänzungen zum Arbeitsvertrag
• wichtige Vereinbarungen (zum Beispiel Compliance, Datenschutz, Richtlinie zur privaten Internetnutzung und so weiter)
• Verträge zur Nutzung von Unternehmenseigentum (Firmenwagen, Firmenhandy, Laptop und so weiter)
• Mitarbeiterbeurteilungen zur Probezeit oder für Jahresabschlussgespräche
• Dokumentationen über Weiterbildungen
• Reisekostenabrechnungen
• Unterlagen über Prämien, Bonus-Zahlungen usw.
• Arbeitszeiterfassung inklusive Krankheit und Urlaub
• Pfändungen

Tipp 2 – Aufbau der Personalakte

Die Mitarbeiterakte sollte sinnvoll geordnet werden. Fassen Sie zudem Dokumente gleicher Art zusammen. So gewährleisten Sie, dass jeder HR-Kollege sofort die Informationen findet, die er benötigt. Folgender Aufbau der Personalakte empfiehlt sich:

• Daten zur Arbeitszeit, Urlaub und Krankheit müssen am häufigsten eingesehen werden. Beispielsweise um zu prüfen, wie viel Urlaubsanspruch ein Mitarbeiter noch hat. Selbige sollten daher auch in der E-Akte idealerweise direkt zu sehen sein.
• An zweiter Stelle sollten sich Gehaltsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen und alles weitere befinden, was mit Geld zu tun hat. Hier kann es zu Nachfragen seitens der Mitarbeiter kommen.
• Die Arbeitsvertragsdaten (plus etwaige Ergänzungen) sollten auf den dritten Klick zu sehen sein. Es handelt sich um sehr wichtige Informationen, die in der Praxis allerdings nur selten eingesehen werden müssen.
• Bewerbungsunterlagen und Weiterbildungen bilden den Abschluss. Sie müssen nur in Ausnahmefällen eingesehen werden.

Tipp 3 – Ordnung muss sein

Sortieren Sie vor der Digitalisierung Dokumente aus, die nicht (mehr) in die Personalakte gehören. Das können sein:

• veraltete Korrespondenz
• veraltete Personalfragebögen
• verjährte Abmahnungen (Vorsicht, das ist sogar Pflicht!)
• gegebenenfalls vollständige Mitarbeiterakten bereits ausgeschiedener Kollegen. Alternativ setzen Sie in diesem Fall auf eine stark vereinfachte Aktenstruktur. Hier können W-Fragen helfen („Wer“, „Was“, „Wann“, „Wo“).

Digitale Personalakte – welche Lösung ist die beste?

Nun gibt es natürlich auch für das Führen digitaler Personalakten unzählige Software-Lösungen. Letztlich tun sie alle dasselbe, aber der Unterschied liegt – wie so häufig – im Detail. Welche Lösung die beste für Ihren Betrieb ist, finden unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK gern gemeinsam mit Ihnen heraus.
Ob Software von einem großen Anbieter wie SAGE oder von einem kleineren Unternehmen wie Personio – im Gespräch mit einem unserer Spezialisten lässt sich bestimmt genau die richtige Software-Lösung für Ihren Betrieb finden. Auf Wunsch übernehmen wir natürlich auch die Installation und weisen Ihre HR-Mitarbeiter entsprechend ein.
Übrigens: Nicht nur Personalakten lassen sich digitalisieren. Selbstverständlich bieten wir Ihnen auch zukunftsweisende Dienste wie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Einrichtung eines Dokumenten-Managements an.

Geschrieben von

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen

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